Общ поглед
Управлението на риска е ключов, макар и често подценяван, елемент от управлението на проекти. Да управлявате неща, които задълбочено сте планирали и проучили в детайли, понякога може да бъде предизвикателство, истинска наука. Все пак способността за управление на неизвестното издига работата ви и я превръща в изкуство.
Всеки професионален ръководител на проект разбира тройния натиск, оказван от обхвата на действие, срока и бюджета. Също така разбираме, че всяко нещо оказва влияние върху друго нещо. Разбира се има и други елементи, които ни притискат, като качество, степен на удовлетвореност на клиента и др., които също трябва да взимаме под внимание. Външни пречки влияят на проектите, например време, условия на труд и дори правни изисквания. Справянето с тези познати пречки играе голяма роля при усилията по планирането, а обединяването на тези различни части в общо и ефективно цяло е също толкова изкуство, колкото и композирането на симфония.
Сега… представете си, че изпълнявате своя опус магнум насред пустиня в Дубай или докато обновявате машините в производствено предприятие. Представете си, че изпълнявате симфонията си перфектно до последната нота, докато подменяте ИТ инфраструктурата за банковата индустрия по време на финансова криза. Опусът ви вече няма да е съвсем същият.
Трябва да правите серия от избори, за да се справяте с неизвестностите, които ще ви се изпречват на пътя. Всеки ваш избор се отразява на друга част от проекта ви. Шансовете проектът ви да се превърне в пълен хаос са големи. Много голям процент проекти се провалят заради поне една от трите гореизброени пречки.
Да доразвием музикалната метафора още малко, представете си проекта си не толкова като симфония с всяка нота на точното място сред идеалния декор на концертната зала… представете си го като джаз.
Управлението на риска е наборът от инструменти и подходът, които ви позволяват да работите сред хаоса, да създавате прекрасна музика, дори и всеки път, когато свирите, да достигате до финала по различен път.
Рамка
Първо, да опитам да ви убедя защо управлението на риска си струва допълнителните усилия. След това да видим как можете да накарате заинтересованите страни да приемат управлението на риска и да го използват възможно най-ефективно. Накрая, ето някои мисли за управлението на риска като цяло, за да придобиете представа за цялостната картина на нещата.
В Интернет има уеб сайт, посветен на „Двете правила” /“The 2 Rules”/. Той съдържа дълъг списък с евристични методи, практически правила, за стотици професии. Например за бокса са дадени следните две правила:
1. Удряйте противника
2. Не се оставяйте да ви удрят
За начинаещ ръководител на проекти двете правила ще са:
1. Нещата не вървят по план
2. Вижте правило 1
За професионален ръководител на проект с известен опит:
1. Нещата не вървят по план
2. Справете се с това
За ръководител на проект, който е добре запознат с управлението на риска…
1. Нещата не вървят по план
2. Възползвайте се от това
Така е, надеждната работа по управление на риска изисква допълнително време и усилия, както и активното участие на екипа по проекта – неща, от които обикновено изпитваме недостиг. Все пак това е една от малкото страни на управлението на проекта, като изключим самата структура за разпределение на работата, където извличате множество ползи от една единствена дейност.
Ето няколко неща, които трябва да вземете под внимание относно управлението на риска. Преценките ви стават по-точни, понякога са по-занижени в сравнение с първоначалния план, но почти винаги са по-точни. Структурата за разпределение на работата е добре разбрана, предадена и дори разкритикувана от участниците в екипа по проекта. Активно сте търсили вероятни проблеми, както и благоприятни възможности, които да подпомогнат проекта. Екипът ви по проекта не само е наясно какво трябва да се свърши, но сега те разбират и как проблемите от дадена област засягат други области. Имате шанса в ранната фаза на проекта, когато промените не ви костват толкова много, да откриете и коригирате евентуални спънки.
Ако тези неща са помогнали да ви убедя в ценността на управлението на риска, имайте ги предвид, когато се опитате да го промотирате:
Когато „нещата не вървят по план”, вие разполагате с план как да се справите с тях възможно най-ефикасно и възможно най-бързо.
Когато нещата вървят по план, може да изберете дали да отидете при своите ръководители и заинтересовани страни и да върнете резерв от бюджета по проекта или да доразвиете проекта като използвате целия бюджет.
Ако сте планирали добре нещата, може да имате шанса да се възползвате от неочаквани благоприятни моменти. Не всички рискове са лоши рискове. Например поради факта, че имахте заделен резерв за покриване на рискове в случай на колебания в цената на енергията, когато цените на горивото паднаха, бяхте в състояние да купите при рязко намаление всички асфалтови материали за павиране и съдържащите асфалт материали за покривните конструкции. Когато цените се вдигнаха отново, вие вече имахте сделка на по-ниската цена.
Както всеки професионален ръководител на проект ще ви каже, когато нещата не вървят по план, ваша работа е да ги оправите. Ако сте планирали ефективно и ако сте обмислили добре резервни планове, няма да ви се наложи да се чудите какво да предприемете в случай на проблем.
Общи мисли за управлението на риска и управлението на проекти –
Струва ми се, че е много по добре за егото ви да се учите от грешките на другите, но явно човек си вади по-добре поуки, когато самият той греши.
Продължавам да надграждам използваната по-горе музикална метафора, помислете как някое джаз комбо започва импровизация на мелодия и резултатът е по-вдъхновяващ от оригинала. Джазът е всичко друго, но не и спонтанен – добрият музикант се е упражнявал с години и има задълбочени познания в своята област. Членовете на групата се упражняват и репетират заедно. Музиката е изградена върху стабилна рамка с основни принципи, които не се нарушават и спояват групата. Един джаз риф (серия от акорди) може да се отклони от оригиналния тон, но винаги в даден момент поема първоначалната си посока. Най-добрите джаз музиканти работят отлично заедно, знаят какво да очакват един от друг и свирят така, че да подпомагат по-доброто звучене на всеки един. Когато се прави джаз музика, всички са напълно погълнати от това. Можете ли да направите паралел с това как трябва да изглежда един страхотен екип, работещ по проект?
Можем да се взимаме уроци по управление на риска от военните. Имам предвид битките, разбира се, но по конкретно говоря за контрола на щетите. В битка винаги е възможно нещата ДА не вървят по план. Това представлява битката. Ако нямате план, който да е ясен на всички, който да е изготвен и трениран предварително, загиват хора. Загиват хора, на които държите.
